Des données ressaisies trois fois, des versions qui se contredisent, une formule qui saute sans prévenir : Excel est un formidable calculateur individuel, mais dès qu’il sert à faire tourner toute une équipe, votre activité ne tient plus qu’à un fil.
Le problème ne vient pas de vos collaborateurs. Il vient du fait qu’un tableur n’a jamais été conçu pour remplacer une base de données partagée entre le bureau et le terrain.
Tant qu’un fichier reste isolé sur OneDrive ou SharePoint, Excel conserve un historique des versions. Mais dès qu’il est téléchargé, renommé (Planning_V3_final_ok.xlsx) ou envoyé par mail, plus personne ne sait qui a modifié quoi. Vos équipes passent leurs fins de semaine à consolider des tableaux contradictoires.
Excel sait bloquer un fichier par mot de passe, mais il ne sait pas filtrer les droits ligne par ligne selon la personne connectée. Un tableur se partage en entier : pour cacher des marges, des tarifs ou des données RH à un chef d’équipe ou à un client, vous êtes obligé de découper et recopier le fichier à la main.
Une ligne supprimée par mégarde, une formule recopiée de travers, un tri partiel qui décale les colonnes : dans Excel, l’erreur ne bloque pas la saisie. Elle passe inaperçue et se propage dans vos devis, vos stocks ou vos plannings.
Quand les informations opérationnelles sont dispersées entre des fichiers Excel, des dossiers partagés et des mails, un salarié passe en moyenne près d’un jour sur cinq (19 à 20 % de son temps) à chercher la bonne information ou la personne capable de la confirmer (Rapport McKinsey Global Institute, 2012 · Article MGI).
Si chacun perd seulement 30 minutes par jour à chercher la bonne version d’un fichier ou à ressaisir des données d’un tableau à l’autre :
10 personnes × 0,5 h × 220 jours ≈ 1 100 heures par an,
soit environ deux tiers d’un temps plein (base 1 607 h) consacré uniquement à faire tenir vos fichiers ensemble.
| Au quotidien | Avec vos fichiers Excel actuels | Avec une application métier RSYS Consulting |
|---|---|---|
| Saisie des données | Ressaisie multiple entre le terrain, le bureau et l’ERP | Une seule saisie : la donnée se met à jour partout |
| Droits d’accès | Le tableur se partage en entier (ou en 10 copies) | Chacun ne voit et ne modifie que ses propres lignes |
| Traçabilité | Perdue dès que le fichier circule par mail | Journal d’audit complet (qui a modifié quoi et quand) |
| Fiabilité des calculs | Formules exposées aux erreurs de manipulation (#REF!) | Règles de calcul verrouillées et champs contrôlés |
| Connexion à votre ERP | Imports et exports .csv manuels chaque semaine | Connexion native à SAP, SQL Server et vos outils conservés |
| Coût d’accès pour l’équipe | Temps caché (jusqu’à 1 100 h/an pour 10 personnes) | Tarif au forfait : utilisateurs illimités sans surcoût par personne |
Si vos équipes reviennent toujours à leur fichier Excel, c’est parce qu’il colle exactement à la réalité de leur métier. Nous gardons cette logique et supprimons la fragilité du tableur.
Nous reprenons votre logique métier, votre vocabulaire et vos colonnes utiles, sans le superflu.
En quelques jours, votre tableur devient une vraie application web et mobile sécurisée, gouvernée avec votre DSI, capable de gérer des centaines de milliers de lignes sans ralentir et sans effet boîte noire.
Plutôt que de rédiger un cahier des charges pendant 6 mois, nous vous livrons une première application fonctionnelle en une semaine (4 900 € HT). Si vos équipes préfèrent retourner sur leur fichier Excel, nous vous remboursons.
Ne remplacez pas les tableurs qui servent de brouillon personnel ou de simulation financière ponctuelle à une seule personne. Remplacez en priorité les fichiers partagés à plus de 3 personnes qui suivent un flux opérationnel : planning de production ou de chantier, suivi des interventions, chiffrage, suivi qualité/HSE, ou tableaux faisant le pont avec votre ERP (SAP).
Contrairement aux logiciels SaaS classiques où chaque accès terrain ajoute un abonnement mensuel, les applications que nous déployons sur la plateforme Zite fonctionnent au forfait avec des utilisateurs illimités (voir les tarifs Zite). Vous pouvez ouvrir l’accès à toute l’entreprise sans surcoût par licence.
Un fichier Excel oblige l’utilisateur à chercher la bonne colonne parmi 40 et à ne pas casser les formules. Dans l’application qui le remplace, chaque profil (opérateur terrain, commercial, chef d’équipe, direction) dispose d’un écran épuré avec uniquement les boutons et les lignes qui le concernent.
Les macros VBA (fichiers .xlsm) et les petits outils construits sans architecture créent du « Shadow IT » : dès que leur auteur quitte l’entreprise ou que le fichier dépasse quelques milliers de lignes, tout bloque. En combinant notre expertise en architecture SI et la rapidité des plateformes no-code professionnelles (Zite sur base PostgreSQL, Airtable), nous livrons en quelques semaines une application documentée, maintenable et nativement connectée à votre ERP (SAP, SQL Server).